por EALDE Business School
Las 10 áreas de conocimiento según el PMBOK® 6 son las siguientes:
- Gestión de la integración. En la integración se identifica, define, combina, unifican y coordinan los procesos y actividades de dirección del proyecto.
- Gestión del alcance. Con estos procesos nos aseguraremos que el proyecto finalice con todo el trabajo requerido y especialmente remarcable solamente con el trabajo requerido.
- Gestión del cronograma. Son los procesos que administrarán que el proyecto se complete en el periodo de tiempo predefinido.
- La gestión de los costos. Hace referencia a los procesos orientados a planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costos para que se consiga cerrar el proyecto.
- Gestión de la calidad. Con el fin de satisfacer las expectativas del cliente e interesados estos procesos nos ayudan a incorporar la política de calidad de la organización en los ámbitos de planificación, gestión y control de los requisitos de calidad.
- La gestión de los recursos. Son los procesos con el objetivo de identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para conseguir el éxito del proyecto.
- Gestión de las comunicaciones. Con estos procesos garantizaremos que la planificación, recopilación, creación, control, monitoreo y disposición final de la información estén a la altura de lo requerido por el proyecto.
- Área de gestión de riesgos. Con estos procesos podremos planificar, identificar, analizar, planificar e implementar las respuestas y monitorear los riesgos de un proyecto o fase.
- Gestión de las adquisiciones. Incluye los procesos para la compra tanto de productos como servicios o resultados externos al proyecto y que sean necesarios para el desarrollo del mismo.
- La gestión de los interesados. Estarían incluidos todos los procesos para identificar, analizar y desarrollar estrategias a tratar con los involucrados por o en el proyecto.
Relación entre áreas y grupos de procesos
Los grupos de procesos del PMI se pueden dividir en función de las diferentes áreas de conocimiento. De hecho, la última versión de la Guía del PMBOK® presenta en una sola tabla tanto los grupos como las áreas. Conocer ambos aspectos es fundamental para comenzar a formar la base de la estructura de un proyecto.
La Guía PMBOK® 7
por OSCAR JOSAFAT GASCÓN BUSIO
El Estándar para la Gestión de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7 enfatizan que los proyectos no simplemente producen productos. Lo importante es que esos productos impulsan a obtener resultados que, en última instancia entregar valor a la organización y sus partes interesadas.
El Estándar identifica los principios de gestión de proyectos que guían los comportamientos y acciones de los profesionales del proyecto y otras partes interesadas que trabajan o están comprometidas con proyectos.
¿Cómo esta organizada la nueva Guía PMBOK 7?
Se tienen 3 secciones de aproximadamente 60 páginas:
1. Introducción
2. Un sistema de entrega de valor
3. 12 Principios para la Gestión de proyectos
La Guía PMBOK tiene 4 secciones con cerca de 195 páginas:
1. Introducción
2. Dominios de desempeño del proyecto (8 dominios)
3. Tailoring (Capacidad de adaptarse)
4. Modelos, Métodos y Artefactos
En la introducción se describe el propósito de la Guía y se definen conceptos claves.
En esta parte inicial se nos habla de cómo este estándar se aplica independientemente de la industria, la ubicación, el tamaño o el enfoque de entrega, por ejemplo, predictivo, híbrido o adaptativo.
También se nos menciona el sistema dentro del cual operan los proyectos, incluida la gobernanza, las posibles funciones, el entorno del proyecto y las consideraciones para la relación entre la gestión de proyectos y la gestión de productos.
¿Cuáles son los conceptos claves de la Guía PMBOK 7?
A continuación los conceptos iniciales más relevantes de la nueva Guía PMBOK 7.
Conceptos principales (definiciones):
Resultados: Consecuencia de un proceso o proyecto. Los resultados pueden incluir productos y artefactos, pero tienen una intención más amplia al centrarse en los beneficios y el valor para los que se emprendió el proyecto.
Portafolio: Proyectos, programas subsidiarios y operaciones gestionadas en grupo para lograr objetivos estratégicos.
Producto: Un artefacto que se produce, que es cuantificable. Puede ser un artículo final en sí mismo.
Programa: Proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades programáticas que se gestionan de forma coordinada para obtener beneficios que no se encuentran disponibles en su gestión individual.
Proyecto: Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un comienzo y un final del trabajo del proyecto o una fase del trabajo del proyecto. Los proyectos pueden ser independientes o formar parte de un programa o portafolio.
Administración de proyectos: La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. La gestión de proyectos se refiere a guiar el trabajo del proyecto para obtener los resultados esperados. Los equipos de proyecto pueden lograr los resultados utilizando una amplia gama de enfoques (por ejemplo, predictivo, híbrido y adaptativo).
Sistema para la entrega de valor: Una colección de actividades comerciales estratégicas destinadas a construir, mantener y / o hacer avanzar una organización. Los portafolios, los programas, los proyectos, los productos y las operaciones pueden formar parte del sistema de una organización para la entrega de valor.
Administrador de proyectos: La persona asignada por la organización ejecutora para liderar el equipo del proyecto que es responsable de lograr los objetivos del proyecto. Los gerentes de proyecto realizan una variedad de funciones, como facilitar el trabajo del equipo del proyecto para lograr los resultados y administrar los procesos para entregar los resultados esperados.
Equipo del proyecto: Conjunto de personas que realizan el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.
Valor: Las distintas partes interesadas perciben el valor de distintas formas. Los clientes pueden definir el valor como la capacidad de utilizar características o funciones específicas de un producto. Las organizaciones pueden enfocarse en el valor comercial determinado con métricas financieras, como los beneficios menos el costo de lograr esos beneficios. El valor social puede incluir la contribución a grupos de personas, comunidades o el medio ambiente.
¿Qué es un sistema para la entrega de valor en la Guía PMBOK 7?
Los proyectos existen dentro de un sistema más amplio, como una agencia gubernamental, una organización o un acuerdo contractual. En la Guía PMBOK 7 se utiliza el término organización cuando se refiere a agencias gubernamentales, empresas, acuerdos contractuales, empresas conjuntas. Las organizaciones crean valor para las partes interesadas.
Hay varios componentes, como portafolios, programas, proyectos, productos y operaciones, que se pueden utilizar individual y colectivamente para crear valor.
Trabajando juntos, estos componentes comprenden un sistema para entregar valor que está alineado con la estrategia de la organización.
Un ejemplo de un sistema para entregar valor se puede visualizar en la siguiente imagen. Tiene dos portafolios compuestos por programas y proyectos.
También muestra un programa independiente con proyectos y proyectos independientes no asociados con carteras o programas.
Cualquiera de los proyectos o programas podría incluir productos. Las operaciones pueden respaldar e influir directamente en los portafolios, los programas y los proyectos, así como en otras funciones comerciales, como la nómina, la gestión de la cadena de suministro, etc. Los portafolios, los programas y los proyectos se influyen entre sí y también en las operaciones.
Un sistema para la entrega de valor es parte del entorno interno de una organización que está sujeto a políticas, procedimientos, metodologías, marcos, estructuras de gobierno, etc. Ese entorno interno existe dentro del entorno externo más amplio, que incluye la economía, el entorno competitivo, las limitaciones legislativas.
Los componentes de un sistema de entrega de valor crean entregables que se utilizan para producir resultados.
Los resultados crean beneficios, que son ganancias obtenidas por la organización. Los beneficios, a su vez, crean valor, importancia o utilidad.
¿Cómo leer la Guía PMBOK® 7 séptima edición?
La Guía PMBOK® 7 séptima edición (Project Management Body of Knowledge) no es contenido 100% nuevo. En la nueva Guía PMBOK® 7 no se eliminan los conceptos de versiones anteriores (PMBOK® 6).
Este artículo forma parte de una serie de textos en los que he empezado a resumir y a interpretar la Guía PMBOK® 7. Si no has visto la primera parte de invito a revisarla.
Quiero resaltar que la Guía PMBOK® siempre ha tenido como parte esencial las Áreas de conocimiento y los grupos de procesos. Sin embargo, en esta séptima edición NO están en el libro explícitamente. Así que no te sorprendas si no los ves tan claros en esta edición. Pero créeme que están ahi.
Los grupos de proceso y las áreas de conocimiento están presentes en las ideas principales de la Guía PMBOK® 7.
¿CÓMO PUEDO INTERPRETAR LA GUÍA PMBOK® 7?
Piensa en esto. Quizá anteriormente, el enfoque de administrar proyectos era entregar un proyecto en el tiempo prometido, con los costos estimados y con la calidad esperada aunque no se obtuvieran beneficios a la organización.
Con lo anterior podemos decir que era «suficiente» con entregar cualquier cosa. No es completamente cierto, pero esto lo digo para que comprendas lo que se busca en esta nueva versión. La nueva versión se enfoca en entregar de la manera correcta, las cosas correctas.
No solo es entregar por entregar. Lo que nos dice la nueva Guía PMBOK 7 es entregar proyectos que aporten valor.
La Guía PMBOK® 7 nos describe que debemos enfocar nuestros esfuerzos en entregar las «cosas» adecuadas o lo que se espera del proyecto. Para ser más claro, ofrecer «algo» que tiene el mayor valor para el cliente.
El concepto de entregar valor es muy importante en esta séptima edición.
Entonces, la Guía PMBOK® séptima edición se resume en entregar SOLUCIONES de alto valor al cliente lo antes y con la mayor frecuencia posible. Para ser más específicos, estamos hablando de valor empresarial.
¿Cómo logramos esto? Pensando en principios, siguiendo modelos y generando artefactos (de esto hablare en la siguientes partes).
¿CÓMO ES LA ESTRUCTURA LA GUÍA PMBOK® 7?
Algo que debe quedar claro es que estamos hablando de un documento que tiene dos «libros» en un solo volumen. Por decirlo de una manera.
La primer parte es el Estándar ANSI (American Nacional Standards Institute) para Administración de Proyectos. En este estándar se cubren los 12 principios para la administración de proyectos.
El segunda parte es la Guía PMBOK®. Ésta es la respuesta del Project Management Institute (PMI) para seguir el estándar y lo hace a través de 8 dominios.
¿QUÉ SON LOS 12 PRINCIPIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA GUÍA PMBOK® 7?
Los 12 principios del PMBOK® 7 se refieren a los comportamientos que son deseables tener como personas cuando administramos proyectos.
Los principios se refieren al tipo de conducta que se espera que tengas como Project Manager, como Scrum Master, etc.
Primero te propongo entender que es un principio.
¿Qué es un principio?
Un principio es la base de cómo podemos abordar cualquier cosa.
Un principio es una idea que sirve como guía de nuestros comportamientos o de nuestras acciones. Se puede aplicar en diferentes contextos y de diferentes maneras.
No importa el tipo de proyecto que estés desarrollando. Los 12 principios que se proponen en la Guía PMBOK 7 pueden ser usados de multiples formas.
Cada principio esta interconectado. No importa el orden. Todos son igual de importantes.
Cuando pienses en los principios debes pensar en modelos mentales.
¿Que es un modelo mental?
Es un conjunto de representaciones en la mente de situaciones reales o imaginarias
Un modelo mental es una explicación de cómo funciona algo. Es un concepto, marco que sirve en tu mente para ayudarte a interpretar el mundo y comprender la relación entre las cosas.
En este sentido, la Guía PMBOK 7 es un conjunto de modelos mentales que nos ayudan a entender y ejecutar nuestros proyectos de una mejor manera.
12 PRINCIPIOS DE LA GUÍA PMBOK 7 EXPLICADOS
A continuación cada uno de los principios de una manera muy puntual:
1.- Ser un administrador diligente, respetuoso y atento (Be a diligent, respectful, and caring steward).- Este principio se refiere a ser respetuoso. Nos habla de hacer las cosas con ética.
Debes preocuparte por el proyecto y sentirte responsable y comprometidos con la entrega de valor a través del proyecto.
Se trata de ser un Project Manager que sea transparente, que se preocupa por evitar conflictos de intereses y respetar las normas.
Entonces, debes poner todo tu empeño y responsabilidad en supervisar los proyectos con el mismo nivel de atención y de cuidado que utilizas cuando se trata de tu vida personal.
En resumen, enfócate en el proyecto, pon toda tu atención en el trabajo, se honesto para generar un ambiente de confianza y de cumplimiento.STEWARDSHIP
2.- Create a collaborative team.- Este principio nos habla de que somos responsables por crear un entorno de colaboración en el equipo del proyecto.
Un equipo trabaja en conjunto. Un equipo tiene éxito porque cada integrante tiene diferentes habilidades. Cada uno de los individuos complementa a los otros.
Es imposible obtener resultados sostenibles sin un equipo que colabore y trabaje conjuntamente hacia un mismo objetivo.
Los miembros del equipo deben utilizar sus habilidades específicas con el fin de satisfacer las necesidades del equipo y los objetivos del proyecto.
Como Project Manager tu eres responsable por crear este ambiente para el equipo.
La colaboración en equipo no significa necesariamente amistad. La cultura organizacional influye en la forma de trabajar en equipo. Es más eficiente y eficaz trabajar en equipo que en solitario.
¿Parece fácil, no? La verdad, es que se requiere un gran esfuerzo para conseguir esto.
La mayoría de las veces los integrantes de un equipo saben el trabajo y actividades que se tienen que hacer para conseguir los objetivos del proyecto, pero simplemente no lo hacen.
Por lo tanto, la razón de ser de este principio es que debes crear una cultura del trabajo en equipo. Debes usar estrategias para generar un ambiente de colaboración entre los diferentes roles y responsabilidadesTEAM
3.- Comprometerse eficazmente con las partes interesadas (Effectively engage with stakeholders).- Aquí no se refiere a administrar a los interesados de un proyecto. Lo importante de este principio es «conectar» con los interesados. Comprometernos ambas partes (administradores de proyectos e interesados) de tal forma que podemos crear un ambiente colaborativo.
Como líder de proyectos necesitas trabajar muy de cerca con los interesados y asegurarte que apoyan tus desiciones. La idea es que te asegures que ellos no serán un impedimento para los objetivos del proyecto.
Pueden apoyar o oponerse al trabajo del proyecto, y su opinión puede cambiar con el tiempo. Las partes interesadas pueden ser internas o externas a la organización. Pueden ir y venir durante el ciclo de vida del proyecto.
Las partes interesadas pueden influir directa e indirectamente en el proyecto. Si no te comprometes con ellos, puedes crear amenazas y perder oportunidades para optimizar los resultados en los que deberías centrarte para aportar valor.STAKEHOLDERS
4.- Centrarse en el valor (Focus on value).- En cada acción que realices debes pensar en entregar valor. Cada cosa que hagas debes preguntarte si entregas valor al proyecto.
Los proyectos de éxito consisten en aportar valor. Va más allá de una simple entrega en tiempo, dentro de los costos prometidos, con la calidad esperada.
Los beneficios se obtienen cuando las partes interesadas perciben el valor positivo de los resultados obtenidos.
No tiene sentido centrarse en el calendario y el presupuesto si no se aporta valor en un proyecto.
Tu tienes que crear un ambiente que propicie la entrega valor, de tal forma que quienes ven el valor y los resultados son las partes interesadas. Los interesados son quien recibe el valor. Ese valor puede obtenerse durante o después de la finalización del proyecto.VALUE
5.- Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema (Recognize, evaluate, and respond to system interactions).- Este principio busca hacerte ver que tu proyecto está conectado con todo un ecosistema fuera y dentro de la organización. Los proyectos no son sistemas aislados. Todo lo que haces o dejas de hacer afecta al ecosistema y a tu trabajo.
Un proyecto es un sistema más amplio que incluye varios agentes interdependientes. Es tu responsabilidad asegurarte de que estas interacciones se tienen en cuenta y se planifican.
Es esencial equilibrar las perspectivas internas y externas. Los sistemas pueden cambiar con el tiempo debido a las volatilidades internas y externas. Los sistemas funcionan más allá del ciclo de vida del proyecto y continuarán después.
Un proyecto se realiza dentro de una organización, pero este a su vez esta dentro de un ambiente de negocios que se relaciona con otras entidades, políticas, religiosas etc. Algo que sucede fuera de tu proyecto puede afectarte en alguna etapa del mismo.
Eres responsable de ver todo el contexto, tienes que tener la capacidad de cambiar, si factores externos afectan los resultados de tus proyectos. Por eso debes estar preparado para balancear todas las relaciones que existan alrededor de tu ambiente de trabajo.
SYSTEMS THINKING
6.- Demonstrate leadership behaviors.- Nos habla de ser un líder.
7.- Tailor based on context.- Cada proceso puedes ajustarlo a como tu decidas. Puedes usar diferentes metodologías: Agile, Scrum, Kanban, cualquier cosa. Ajusta tus proyectos como quieras, pero entrega valor.
8.- Build quality into processes and deliverables.- Significa entender los requerimientos para entregar lo que los interesados están esperando del proyecto.
9.- Navigate complexity.- Significa entender que vivimos en ambientes de urgencia. En donde está presente la incertidumbre.
10.- Optimize risk responses.- Todo lo relacionado a la gestión de riesgos.
11.- Embrace adaptability and resiliency.- Desarrollar habilidades que nos permitan responder a situaciones cambiantes.
12.- Enable change to achieve the envisioned future state.- No es administrar el cambio. Se refiere a tener la capacidad de responder a las eventualidades para llegar a un estado deseado.
En resumen, los 12 principios se refieren a comportamientos humanos.
¿QUÉ SON LOS 8 DOMINIOS DE LA GUÍA PMBOK® 7?
Los dominios en el PMBOK® 7 se refieren a las estrategias que debes seguir para lograr proyectos exitosos.
Los 8 principios no reemplazan a las 10 areas de conocimiento. No son lo mismo. Son similares pero tienen diferencias. La principal diferencia es que los 8 principios no cubren un tema en particular como lo hacen las áreas de conocimiento.
Los 8 dominios de la Guía PMBOK® 7:
1.- Stakeholders
2.- Team
3.- Development Approach and Life Cycle
4.- Planning
5.- Project Work
6.- Delivery
7.- Measurement
8.- Uncertainty.
Todos los dominios son importantes. No tienen un orden en particular.
Conclusión
En las versiones anteriores de la Guía PMBOK® teníamos entradas, herramientas/ técnicas y salidas. Ya no se preguntan en el examen de certificación. Eso no significa que no las tengas que estudiar. Si las estudias estarás mejor preparado, porque entiendes los procesos.
¿Entregar en tiempo y costo es irrelevante? No es irrelevante, pero no lo es todo.
Es importante entrega en tiempo, en costos y con calidad pero todo esto haciendo cosas correctas para tener proyectos exitosos.
Un proyecto exitoso entendido como aquel que cumple con los objetivos acordados, satisface las necesidades o expectativas de los interesados, se cumplen con los tiempos, costos estimados, se cumple con la calidad y además que es sostenible, es decir, que con el mismo equipo o recursos se podrían realizar otros proyectos en el futuro, y todo gracias a que se ha generado un ambiente cordial de trabajo en equipo.
EL PMBOK® 7 es menos prescriptivo que las versiones anteriores, es decir, se hacen menos indicaciones de cómo administrar proyectos. Es más general para que tu adaptes tus proyectos dependiendo su contexto. Trata de cubrir diferentes temas pero de una manera mas breve sin entrar a detalles. Sin llegar a ser sistemático.
Utiliza la Guía PMBOK® 6 junto con esta nueva versión. Es posible usar estas dos guías como complementos.
La Guía PMBOK® 7 no es necesariamente un reemplazo a la version anterior.
El examen de certificación ya tiene reflejados los cambios desde inicios del 2021. No hay nada más que vaya a cambiar por la publicación de la nueva versión.
Recuerda que el examen del PMI no es un examen de memoria. Así no funciona.
Por último te comparto mi interpretación de como se relacionan los grupos de procesos, las áreas de conocimiento junto con los principios y dominios de la Guía PMBOK® 7.
49 PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y LAS 10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO JUNTO CON LOS PRINCIPIOS Y DOMINIOS
